ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)
dla witryny internetowej https://test.carpcup.app
Niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych (dalej jako „Zasady”) w sposób wiążący i przejrzysty regulują zakres, cel oraz ramy prawne przetwarzania danych osobowych uczestników (w szczególności wędkarzy, zawodników, członków drużyn i sędziów) w ramach organizacji, ewidencji i oceny na żywo zawodów wędkarskich JABLONICKÝ KAPOR dla bieżącej edycji 0000.
Artykuł I.
Postanowienia podstawowe oraz status Administratora a Podmiotu przetwarzającego
ADMINISTRATOR: W odniesieniu do wszystkich danych osobowych gromadzonych, przetwarzanych i przechowywanych do celów organizacji i oceny niniejszych zawodów, w charakterze Administratora (podmiotu, który ustala cele i sposoby przetwarzania) i z pełną odpowiedzialnością prawną występuje wyłącznie Komitet Organizacyjny zawodów / Organizator. Kontaktowy adres e-mail Organizatora w celu realizacji praw osób, których dane dotyczą, to: (dalej jako „Administrator”).
PODMIOT PRZETWARZAJĄCY I DALSZY PODMIOT PRZETWARZAJĄCY (SUBPRZETWARZAJĄCY): Administrator nie wykorzystuje do zarządzania wydarzeniem własnej infrastruktury IT, lecz korzysta ze specjalistycznej usługi oprogramowania w chmurze (SaaS) CarpCup. Dostawcą tego oprogramowania i infrastruktury IT jest spółka MIBO-SPRINGS s. r. o. (IČO: 57 573 361), która w stosunku do danych przetwarzanych w tej domenie występuje wyłącznie w ograniczonej roli technicznego Podmiotu przetwarzającego. Dane nie są fizycznie przechowywane na własnych urządzeniach Podmiotu przetwarzającego, ale za pośrednictwem certyfikowanego dalszego podmiotu przetwarzającego, spółki WebSupport, s.r.o. (IČO: 36 421 928), która zapewnia bezpieczny hosting i przestrzenie bazodanowe. Obie spółki technologiczne przetwarzają dane ściśle i wyłącznie na podstawie poleceń Administratora i przechowują je na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej.
Artykuł II.
Cele, podstawy prawne oraz zasada pseudonimizacji (Privacy by Design)
Administrator przetwarza dane osobowe (dane identyfikacyjne, wiek, nazwa drużyny, waga połowów oraz wizerunek) w następujących celach, przy czym ze względu na ochronę prywatności wprowadza dwa ściśle odrębne tryby wyświetlania danych:
Ewidencja uczestników i generowanie wewnętrznych dokumentów PDF:
W celu ważnej rejestracji na zawody, weryfikacji tożsamości, sporządzenia list startowych, drukowania list obecności / arkuszy RODO, dyplomów oraz obowiązkowych arkuszy dla organów (np. Słowacki Związek Wędkarski), Administrator przetwarza pełne dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, nazwa drużyny). Te pełne, nieanonimizowane dane są przetwarzane wyłącznie w niepublicznym (chronionym hasłem) interfejsie administracyjnym Administratora i służą jedynie do generowania zamkniętych, wewnętrznych plików PDF.
Podstawa prawna: Wykonanie umowy – regulaminu zawodów (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora w organizacji wydarzenia.
Publikacja wyników na publicznej stronie internetowej (Ścisła pseudonimizacja):
Zgodnie z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania (Privacy by Design) oraz domyślnej ochrony danych (Privacy by Default), oprogramowanie w domenie publicznej https://test.carpcup.app automatycznie stosuje ścisłą pseudonimizację danych. Odwiedzającym stronę, publiczności oraz w wynikach na żywo wyświetlane są wyłącznie skrócone formy imion i nazwisk (imię i inicjał nazwiska, np. „Boris J.”), nazwa drużyny oraz statystyki połowów.
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci przejrzystego informowania o przebiegu wydarzenia sportowego oraz zgoda zawodnika.
Publikacja zdjęć połowów z wizerunkiem twarzy (UGC):
Nieodłącznym elementem zasad fair-play wydarzenia JABLONICKÝ KAPOR jest przejrzysta dokumentacja fotograficzna połowów. Zdjęcia te, na których uwieczniony jest połów wraz z wizerunkiem (twarzą) wędkarza, są natychmiast przesyłane do systemu i publikowane na publicznej stronie internetowej https://test.carpcup.app.
Podstawa prawna: Wyraźna, dobrowolna i swobodnie wyrażona zgoda osoby, której dane dotyczą, udzielona poprzez złożenie podpisu bezpośrednio na liście obecności przed rozpoczęciem łowienia (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
Artykuł III.
Przepisy szczególne dotyczące ochrony osób małoletnich (poniżej 16. roku życia)
Ze względu na fakt, iż w zawodach wędkarskich mogą aktywnie uczestniczyć również osoby małoletnie (dzieci), Administrator stosuje ścisły reżim ich ochrony zgodnie z art. 8 RODO.
Jeżeli uczestnik zawodów nie ukończył 16 lat (w dniu zawodów), wszelkie przetwarzanie jego danych osobowych, generowanie arkuszy PDF, a w szczególności publikacja jego wizerunku wraz z połowem na publicznej stronie internetowej https://test.carpcup.app, jest zgodne z prawem i możliwe wyłącznie na podstawie wyraźnej i udokumentowanej zgody udzielonej przez obecnego przedstawiciela ustawowego (rodzica).
Przedstawiciel ustawowy jest zobowiązany podczas rejestracji osobiście wyrazić zgodę i własnoręcznie podpisać listę obecności / arkusz RODO bezpośrednio obok nazwiska małoletniego uczestnika. Przedstawiciel ustawowy ma prawo w dowolnym momencie wycofać tę zgodę w imieniu dziecka.
Artykuł IV.
Okres przechowywania, proces usuwania zdjęć z FTP oraz technologiczne kopie zapasowe
Wygaśnięcie danych i archiwum: O ile dla edycji 0000 nie uzgodniono inaczej z dostawcą oprogramowania (opłacone roczne archiwum), cała platforma pod adresem https://test.carpcup.app oraz wszystkie znajdujące się na niej dane (bazy danych, profile drużyn, przesłane zdjęcia) zostaną nieodwracalnie usunięte w ciągu 72 godzin od oficjalnego zakończenia zawodów JABLONICKÝ KAPOR. W przypadku płatnego archiwum dane są publikowane na stronie internetowej przez dokładnie jeden (1) rok, a następnie trwale usuwane. Za przechowywanie dokumentów PDF w trybie offline odpowiedzialność ponosi wyłącznie Administrator.
Krytyczny proces realizacji prawa do usunięcia zdjęcia (Prawo do bycia zapomnianym z serwera FTP):
Jeżeli zawodnik (lub jego przedstawiciel ustawowy) zażąda od Administratora za pośrednictwem e-maila lub ustnie u sędziego usunięcia swojego zdjęcia z witryny, proces ten przebiega w dwóch niezbędnych krokach:
a) Administrator natychmiast ukrywa/usuwa dany połów w swoim Interfejsie Klienta, dzięki czemu zdjęcie niezwłocznie znika z publicznego front-endu witryny https://test.carpcup.app.
b) Ponieważ Administrator ze względów bezpieczeństwa nie posiada dostępu do głębokiego archiwum FTP, ciąży na nim ścisły obowiązek umowny i powiadomieniowy polegający na natychmiastowym skontaktowaniu się z technicznym Podmiotem przetwarzającym (MIBO-SPRINGS s. r. o.) i przekazaniu mu dokładnego adresu (URL) danego zdjęcia. Następnie Podmiot przetwarzający dokonuje ręcznego i trwałego fizycznego usunięcia przedmiotowego zdjęcia bezpośrednio z serwera FTP, co zapobiega jego dostępności poprzez tzw. bezpośredni odnośnik.
TECHNOLOGICZNY WYJĄTEK DOTYCZĄCY KOPII ZAPASOWYCH HOSTINGU (Backups):
Osoba, której dane dotyczą (wędkarz), wyraźnie przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że w celu zapewnienia cyberbezpieczeństwa, ochrony przed awariami, utratą danych i atakami typu ransomware (Disaster Recovery), dalszy podmiot przetwarzający (WebSupport, s.r.o.) prowadzi kompleksowe, automatyczne i silnie szyfrowane kopie zapasowe (backups) całego środowiska serwerowego. Z tego technologicznego powodu wszelkie usunięte dane (nawet po skorzystaniu z prawa do usunięcia zdjęcia lub po całkowitym usunięciu witryny w ciągu 72 godzin) będą nadal tymczasowo istnieć w tych pasywnych i będących w trybie offline kopiach zapasowych przez okres od 14 do 30 dni kalendarzowych, dopóki nie zostaną automatycznie nadpisane przez cykl retencji serwera i trwale zniszczone. W tym okresie ochronnym do danych tych nie uzyskuje się dostępu, nie są one przetwarzane w innych celach, nie są publicznie widoczne, a ich tymczasowe technologiczne istnienie w zaszyfrowanych kopiach zapasowych nie jest uznawane za naruszenie RODO ani prawa osoby, której dane dotyczą, do bycia zapomnianą.
Artykuł V.
Przepływ danych z formularzy i Konkurs Carp Cup Cup
Formularz kontaktowy: Jakiekolwiek wiadomości wysłane z witryny https://test.carpcup.app nie są zapisywane przez Podmiot przetwarzający w bazie danych witryny. Są one kierowane bezpośrednio (przez protokół SMTP) na e-mail Administratora: .
Transfer do Konkursu: Jeżeli uczestnik podczas rejestracji wyrazi dobrowolną, odrębną zgodę (Double Opt-in), wyraża tym samym zgodę na przekazanie danych o swoim najcięższym połowie (skrócone imię i nazwisko, nazwa drużyny, waga oraz zdjęcie) Podmiotowi przetwarzającemu, spółce MIBO-SPRINGS s. r. o., która po przetransferowaniu, jako nowy Administrator, włączy je do ogólneuropejskiej Galerii Sław na stronie carpcup.app, a po ich ścisłej anonimizacji wykorzysta do trenowania sztucznej inteligencji (AI).
Artykuł VI.
Prawa osób, których dane dotyczą, i Kontakty
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują wobec Administratora (Organizatora) następujące prawa:
Prawo dostępu do swoich danych osobowych.
Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
Prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
Prawo do bezpłatnego wycofania w dowolnym momencie udzielonej zgody oraz Prawo do usunięcia danych, które podlega ścisłej procedurze i technologicznemu wyjątkowi określonemu w Artykule IV. niniejszych Zasad.
Do realizacji wszystkich wyżej wymienionych praw, jak również w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących ochrony prywatności na tym wydarzeniu, służy wyłącznie kontaktowy adres e-mail Administratora: . Techniczne Podmioty przetwarzające nie są uprawnione do obsługi bezpośrednich wniosków wędkarzy bez współdziałania Organizatora.
Jeśli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych odbywa się niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej (www.dataprotection.gov.sk).
Niniejsze Zasady wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na stronie internetowej https://test.carpcup.app.